W takiej sytuacji trzeba spróbować ustalić przychody i koszty firmy na podstawie innych dowodów i w ten sposób odtworzyć stan zobowiązań podatkowych.

Trzeba pamiętać, że organy podatkowe mogą podjąć działania zmierzające do oszacowania wielkości dochodu podatnika w oparciu o przepis art. 23 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Polecamy: ustawa VAT

Zgodnie z jego treścią, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli:

1.  brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub
2.  dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, lub  
3. podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.

W sytuacji zaistnienia zdarzenia losowego jakim jest np. pożar, czy powódź nie tylko w interesie podatnika, ale nawet jego obowiązkiem jest poczynić starania mające na celu odtworzenie zniszczonej dokumentacji.

Polecamy serwis: Urząd Skarbowy

Podatnik może się więc zwrócić się do kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur, a także posłużyć np. elektronicznymi kopiami dokumentów i ewidencji - o ile takie były prowadzone i zachowały się.

Organy podatkowe mogą w tym przypadku współpracować z podatnikiem w odtwarzaniu utraconych dokumentów, jednak podkreślić trzeba, że to przede wszystkim podatnik posiada wiedzę dotyczącą zaistniałych zdarzeń gospodarczych, dlatego też nie może on biernie przyglądać się ewentualnym działaniom organów podatkowych.